この取組みをご検討いただき、ありがとうございます。

行政書士法人つなぐが提供する「公開されている会議録からの、一般質問要点整理会議録の作成支援」は、議員の皆さまの一般質問について、議会の公式会議録に基づいて、読みやすく整理した会議録を作成するものです。

以下、私たちの考え方をお伝えします。

公開されている会議録の課題

議会の会議録は、公式記録または参考記録として、各議会のホームページ等で公開されています。これは住民への説明責任を果たすための、たいへん大切な記録です。

しかし、公開されている会議録には、読み手にとって次のような特徴があります。

• 話し順そのままで記載されているため、論点を一度に把握しづらい構造になっている 一般質問は、質問・答弁・再質問・再答弁という流れで進みます。会議録はそのままの順番で記録されますので、ひとつのテーマに対する議論の全体像を読み取るには、複数の箇所を行き来する必要があります。
• 発言者ごとに発言が分かれているため、議論の流れが追いにくい ある論点について、議員が質問し、課長が答弁し、村長が補足し、議員が再質問する、という流れがあった場合、それぞれの発言が別々の段落として並びます。テーマごとに整理されてはいません。
• 議員ご自身の質問が、ほかの議員の質問と一緒に記録されている 会議録は、定例会のすべての議員の発言が、ひとつのファイルに収められています。ご自身の質問だけを取り出して読み返すには、相応の手間がかかります。
• テーマ横断での検索や、過去の質問との連続性をたどる作業に手間がかかる 公開されている会議録では、テーマで横断的に検索したり、過去の質問との連続性をたどったりするには、相応の時間と手間がかかります。

私たちが行うこと

行政書士法人つなぐは、これらの課題に対して、ふたつの段階で会議録を新たに整えます。

第一段階：抜粋会議録の作成

まず、議会の公式会議録から、ご依頼いただいた議員の発言部分(および、その議員に対する答弁部分)を、完全原文のまま取り出します。一字一句、改変を加えません。

これを、検索や引用がしやすいテキストファイル(Markdownと呼ばれる、文章を整理するためのシンプルな形式)に整理します。これが、私たちが「一般質問会議録原本からの抜粋」(以下、抜粋会議録)と呼ぶ、第一の整理案です。

第二段階:要点整理会議録の作成

第一段階で作成した抜粋会議録に基づいて、要点を整理した会議録を作成します。テーマごとに整理し、質問の趣旨と答弁の内容、議論の到達点を、ひとつのまとまりとして読めるようにします。

これを、ホームページ形式で議員の皆さまにお届けします。これが、私たちが「公開されている会議録からの、一般質問要点整理会議録」(以下、要点整理会議録)と呼ぶ、議員の皆さまへの納品物です。

取組みの位置づけ

つまり、この取組みの本質は、「会議録の作成」です。

議員の業績を住民に紹介するための広報サービスでも、議員の活動を分析する評論サービスでもありません。

公開されている公式会議録に基づいて、議員ご自身がいつでも読み返せて、検索できる、もうひとつの会議録を作成する。これが、行政書士法人つなぐがお引き受けする業務の中身です。

公開されている記録の整理を行うこと、これは行政書士の業務として、責任をもってお引き受けできるものです。

ここからは、私たちがこの取組みをお引き受けするにあたっての、根本的な考え方をお伝えします。

このセクションは、料金や納期といった条件面の前に、ぜひ目を通していただきたい部分です。私たちがどのような姿勢で議員の皆さまの会議録に向き合うのかは、サービスの品質そのものに直結する事柄だからです。

2-1. 完全原文の抜粋から始める

私たちが作成する要点整理会議録は、必ず抜粋会議録を土台にします。

これは、要点整理という作業がもつ難しさを、私たち自身がよく理解しているためです。

要点整理は、ありがたい作業です。長い会議録を、短くまとめて読みやすくする。しかし、ありがたい作業であるからこそ、注意しなければならないことがあります。

要点整理を行う者の解釈や思い込みが、いつの間にか紛れ込んでしまうことです。

「議員はこういう趣旨で質問されたのだろう」「村長はこういう意図で答弁されたのだろう」――こうした推測が、原文にない言葉として整理に混じってしまうと、それはもはや会議録ではなく、整理した者の作文になってしまいます。

私たちは、これを防ぐために、まず抜粋会議録を作成します。要点整理は、必ずこの完全原文に立ち戻って行います。要点整理の文章を読み直すときも、原文と照らし合わせて、解釈や思い込みが混入していないかを確認します。

なお、抜粋会議録は、行政書士法人つなぐが業務記録として保管します。議員の皆さまへの納品物は、ホームページ形式の要点整理会議録のみとなりますが、原文との照らし合わせはいつでも私たちの責任で行います。これは、お渡しする要点整理会議録の品質を、私たちが事業者として保証するための、見えない土台です。

2-2. 要点整理は完全原文に基づく

抜粋会議録ができたら、その文章を土台にして、要点整理を進めます。

要点整理にあたっては、次のことを守ります。

• 原文にないことは書かない 「おそらくこういう意図だろう」「背景にはこういう事情があるはず」といった推測や補足は、要点整理には書きません。書かれているのは、議会の場で実際に発言された内容と、その整理だけです。
• 発言の構造を整理することに徹する 「議員はまず○○について質問し、これに対して村長は△△と答弁した」という、議論の構造を整理することが、要点整理の役割です。発言の意味を解釈したり、含意を読み取ったりすることは、私たちの仕事ではありません。
• 数値・固有名詞は原文どおりに記載する 「およそ100億円」と発言された場合は「およそ100億円」と書き、「111億円」と発言された場合は「111億円」と書きます。丸めたり、概数にしたりはしません。

要点整理は、議員ご自身の活動を読み返すうえで、役に立つ整理です。しかし、それは原文への忠実さを土台にしてはじめて、安心してお使いいただける記録になります。

2-3. 評価と感じられる言葉を使わない

これは、この取組みのもっとも大切な約束のひとつです。

私たちが作成する要点整理会議録には、評価と感じられる言葉を使いません。

たとえば、次のような言葉は、要点整理の文章には登場しません。

• 「前進した」「後退した」
• 「議員が引き出した」「議員が動かした」
• 「不十分である」「画期的である」
• 「説得力のある質問」「鋭い追及」
• 「成し遂げた」「突破した」

なぜ、これらの言葉を使わないのか。理由は、ふたつあります。

一つめの理由:会議録は評価する文書ではない

会議録は、議会の場で何が発言され、どのような議論が交わされたかを、後から確認できるように記録する文書です。

その発言が「前進」だったのか「後退」だったのかは、読み手である住民、ひいては議員ご自身が、記録を読んで判断することです。記録を作成する側が「これは前進である」と書き込んでしまうと、それは記録ではなく、評価の押し付けになってしまいます。

私たちは、評価を読み手に委ねるために、評価と感じられる言葉を使わない記録の作成を選びます。

二つめの理由:議員の手柄話にしない

要点整理を行うとき、もうひとつ陥りやすい落とし穴があります。

それは、「議員がこれだけ頑張った」「議員のおかげでこうなった」という、議員の手柄を強調する書きぶりになってしまうことです。

「議員が引き出した」「議員が動かした」「議員の追及により方針転換があった」――こうした表現は、一見すると議員の活動を称えているように見えますが、会議録として残すべき内容からは外れます。

議会は、議員と行政が公開の場で議論を交わす場所です。何かが議論され、何かが確認され、何かが先送りされる――そのすべては、議会という公開の場における出来事として記録されるべきものであって、議員個人の手柄として書き残されるべきものではありません。

私たちは、議員の活動を住民に紹介するのではなく、議会という場で起きた議論を、忠実に整理してお渡しします。要点整理会議録は、議員ご自身がご自身の質問と答弁を読み返すための資料です。過去の質問との連続性を、検索しながらたどることができる――議員ご自身の歩みを、静かに支える土台でありたいと願っています。だから、議員の手柄を語る表現を、要点整理会議録には書きません。

代わりに、たとえば次のような表現を使います。

主語をぼかし、「議員が何をした」ではなく「議会の場で何が議論された」という形に整える。これが、私たちの基本姿勢です。

2-4. 公開・非公開の判断は議員に委ねる

これは、この取組みの想いの中心です。

私たちが作成する要点整理会議録は、議員ご自身がいつでも読み返せる、検索できるホームページ形式でお届けします。

しかし、そのホームページを住民の方々にも公開するかどうかは、議員ご自身がお決めになることです。

私たち行政書士法人つなぐは、議員の皆さまの会議録を勝手に世に出す事業者ではありません。お引き受けした会議録の整理は、まず議員ご自身のためのものです。

なぜ「議員のためのもの」が一次的位置づけなのか

理由は、いくつかあります。

一つめに、議員ご自身が、ご自身の質問と答弁を読み返すための資料が、いままで十分に整っていなかったからです。公開されている会議録は読みづらく、ご自身の発言だけを取り出して読み返すのは手間がかかる。これでは、ご自身の活動の振り返りも、過去の質問との連続性の確認も、容易ではありません。

二つめに、ご自身の活動の振り返りは、議員活動の出発点だからです。次の定例会で何を質問するか、過去の答弁との連続性をどう保つか、これらを考えるには、まずご自身の質問と答弁を、整理された形で読み返せる必要があります。

三つめに、住民への公開は、議員ご自身が「これは公開してよい」と判断されたものに限るべきだからです。

住民公開は議員の意思表示があってはじめて成立する

要点整理会議録のホームページは、議員ご自身の判断で、住民の方々にも公開することができます。

しかし、公開するかどうか、いつから公開するか、どの定例会分から公開するかは、すべて議員ご自身がお決めになることです。

私たちは、公開を推奨することはしません。公開しないことを推奨することもしません。

ただ、議員ご自身が「公開してもよい」と意思表示されたときに、その公開をお手伝いするだけです。

これは、議員という公職の独立性を尊重する、私たちの姿勢です。

「議員のためのもの」と「住民への説明責任」は、両立する

念のために申し添えますと、「議員のためのもの」を一次的位置づけとすることは、住民への説明責任を軽んじることではありません。

むしろ逆です。

議員ご自身が、ご自身の活動を整理された形で振り返ることができるからこそ、次の質問の質が上がり、住民への説明責任の充実につながります。

そして、議員ご自身が「これは住民にも知ってほしい」と判断されたときに、すぐに公開できる準備が整っているからこそ、住民への情報提供が滞らずに実現します。

「議員の主体性」と「住民への説明責任」は、対立するものではありません。議員ご自身が主体的に判断できる仕組みがあってはじめて、住民への説明責任は、形式的なものではなく、実質的なものになります。

これが、行政書士法人つなぐの考える、要点整理会議録作成支援の想いです。

ここまでお伝えしてきた考え方を、具体的な「すること」「しないこと」の形で整理いたします。

この取組みをお引き受けするにあたって、私たちが行うことと、お引き受けしないことを、はっきりとお示しすることが、議員の皆さまにとっても、私たちにとっても、信頼の土台になると考えるためです。

私たちが「すること」

1. 会議録の整理

公開されている議会の会議録から、議員の発言部分と関連する答弁部分を、完全原文のまま抜粋会議録として整えます。そのうえで、テーマごとに整理した要点整理会議録を作成します。

2. 読みやすさの向上

話し順そのままの会議録を、テーマごとに整理し、質問の趣旨と答弁の内容、議論の到達点を、ひとつのまとまりとして読めるようにします。

3. 検索可能化

ホームページ形式で納品するため、テーマ・カテゴリ・キーワードでの検索が可能になります。過去の質問との連続性も、議員ご自身で簡単にたどれるようになります。

4. 業務記録としての保管

抜粋会議録は、行政書士法人つなぐが業務記録として保管します。お渡しする要点整理会議録の品質を、いつでも原文に立ち戻って確認できる体制を整えています。

私たちが「しないこと」

1. 議員の代弁はしません

議員の皆さまが議会で発言された内容を、整理してお伝えすることは行います。しかし、「議員はおそらくこういう意図で質問されたのだろう」という推測を、原文にない言葉として書き加えることはしません。

2. 議員の業績PRはしません

要点整理会議録は、議員の活動を称えるための文書ではありません。「議員が引き出した」「議員のおかげで方針転換があった」といった、議員の手柄を強調する表現は使いません。

3. 議員の判断を超えた住民への公開はしません

作成した要点整理会議録のホームページを、住民の方々に公開するかどうかは、議員ご自身がお決めになることです。私たちが議員の判断を超えて、勝手に公開することはありません。

4. 行政や他の議員への評価はしません

要点整理会議録の中で、村長や課長の答弁を「不十分」と評したり、他の議員の質問と比較したりすることはしません。発言された内容を整理することに徹します。

5. 議員ご自身が望まないテーマの掲載はしません

原則として、議員ご自身が一般質問で取り上げられたテーマはすべて掲載いたしますが、議員ご自身が「このテーマは掲載を見合わせたい」と判断された場合には、その判断を尊重します。

私たちが、これだけのことを「する」「しない」と表明できるのは、品質を保つための具体的な仕組みを、取組みの中に組み込んでいるからです。

ここでは、その仕組みをお伝えします。

4-1. 4項目構造による整理

要点整理会議録の各テーマは、次の4項目で構成されます。

① 質問の要点

議員が何を質問されたか。背景・目的、第一の論点・第二の論点、再質問の流れを、原文に基づいて整理します。

② 答弁の要点

村長・課長等の答弁を、テーマごとに整理します。数値・固有名詞は原文どおりに記載します。

③ 到達点

議会の場で、その議論がどこまで進んだかを、後述する到達点の7区分で分類して示します。

④ その他補足

質疑の特徴、過去の質問との連続性などを、客観的に整理します。

この4項目構造によって、ひとつのテーマあたり約1,500〜2,000字の整理になります。

4-2. 到達点の7区分

「議会で何が議論され、どこまで進んだか」を整理するために、議論の到達点を7つの区分に分けています。

主たる到達点(★)を1つ、その他の到達点を複数(該当があれば)として整理します。

これは、議会で行われた議論の到達点について、最終的な判断を議員ご自身に委ねるためです。私たちは候補をお示しすることはできますが、確定は議員のご判断によります。

4-3. Geminiダブルチェック

要点整理会議録の下書きができた段階で、私たち自身が作成した文章を、別の生成AI(Gemini)に読ませて、評価と感じられる言葉の混入や、原文からの逸脱がないかをチェックします。

これは、私たち自身の目だけでは見落としかねない、無自覚な評価表現の混入を防ぐための仕組みです。

たとえば、過去の作業の中で、私たち自身が無自覚に書いてしまった「説得力ある質問となりました」「(関わり方を)引き出した点が特徴」といった表現を、ダブルチェックの過程で発見し、修正したことがあります。

人間の目だけでは見えにくい無自覚な評価表現の混入を、別のAIの視点で確認することは、品質を保つために役立ちます。

4-4. 完全原文との照合

たたき台の最終確認では、抜粋会議録に立ち戻って、すべての記述が原文に基づいているかを照合します。

特に、数値・固有名詞・日付・人名などの事実関係については、原文どおりに記載されているかを、必ず確認します。

過去、「11億円」と発言された箇所が「111億円」とたたき台に記載されていたことを、最終確認の段階で発見した事例があります。こうした事実関係の取り違えは、要点整理会議録の信頼性を損ねますので、原文との照合は欠かせない工程です。

4-5. 議員ご自身による最終確認

すべてのたたき台は、納品前に議員ご自身にご確認いただきます。

事実関係の取り違えや、議員ご自身がご記憶されている発言との齟齬があれば、修正を行います。議員ご自身が「ここは違う」と感じられた箇所は、必ず原文に立ち戻って、私たちが確認いたします。

行政書士法人つなぐでは、新規にこのサービスをご契約いただく際、議員ご自身が一般質問をされた最低4回分からお引き受けすることをお願いしております。

ここでは、その理由をお伝えします。

理由1: 4回分の蓄積が、議員ご自身の活動の輪郭を立ち上がらせる

1回分の定例会から作成した要点整理会議録は、その定例会の記録としては成立します。しかし、議員活動全体を見渡せる資料としては、輪郭が見えにくいものになります。

一般質問は、議会ごとに運営の仕方が異なります。1回の定例会で複数のテーマを取り上げる議員もいらっしゃれば、1回につきおひとつのテーマを深く扱う議員もいらっしゃいます。議会ごとの慣行や、議員ご自身の質問スタイルによって、扱われるテーマの数や深さは大きく異なります。

また、一般質問のご登壇のペースも、議員それぞれのお考えに基づくペースで行われています。

私たちは、1回の定例会で多くのテーマを取り上げる議員も、おひとつのテーマを深く扱う議員も、毎定例会で登壇される議員も、ご自身のペースで登壇される議員も、すべて同じように尊重いたします。要点整理会議録は、議員ご自身の質問スタイルそのものを記録する文書だからです。

どのような質問スタイルであっても、1回分だけでは、議員ご自身の関心領域や、これまで取り組んでこられたテーマが、見えてきにくいものです。

議員ご自身が一般質問をされた4回分の蓄積があってはじめて、議員ご自身の活動の流れが、一覧できる形になります。1回ごとには見えにくかった、議員ご自身の関心の軸や、テーマの重なりが、4回分という単位ではじめて立ち現れてきます。

理由2: 過去の質問との関係が見えてくる

一般質問は、その場限りで完結するものでもあれば、過去の質問とつながるものでもあります。

同じテーマを継続的に追われる議員ご自身にとっては、「半年前に課長はこう答弁したが、その後どうなっているか」という確認が、次の質問の出発点になります。定例会ごとに異なるテーマを取り上げられる議員ご自身にとっては、過去にどんなテーマを取り上げてこられたかを振り返ることが、新しい質問を組み立てるうえで役に立ちます。

いずれの場合も、4回分の蓄積があれば、ご自身の質問の流れを、ご自身で見渡すことができるようになります。

理由3: 私たちが事業者として品質を保証するための基準

これは、私たち行政書士法人つなぐの側の理由でもあります。

公開を選ばれる議員の皆さまの場合、住民の方々がそのホームページをご覧になります。ご契約の最初の1回分だけをご覧いただいた場合、議員の活動全体の輪郭は、読み手に伝わりにくいものとなります。

これは、議員の皆さまにとっても、私たちにとっても、望ましいことではありません。

4回分の蓄積を最低基準とすることは、私たちが事業者として、お渡しする成果物の品質を保証するための、ひとつのお願いです。

一般質問の回数による契約の組み方

詳細は、別資料「料金プランのご案内」でお伝えします。

ここまで、行政書士法人つなぐが「公開されている会議録からの、一般質問要点整理会議録の作成支援」をどのような考え方でお引き受けするのか、お伝えしてまいりました。

最後に、ふたつのことをお伝えして、このご案内を締めくくらせていただきます。

議員ご自身の振り返り資料として

この取組みは、何よりもまず、議員ご自身のためのものです。

ご自身の質問と答弁を、整理された形でいつでも読み返せる。過去の質問との連続性を、検索しながらたどることができる。次の定例会の準備にあたって、過去の答弁を踏まえた質問を組み立てることができる。

このことが、議員ご自身の活動の質を支える、地味だけれども、たいへん大切な土台になります。

私たちは、議員の皆さまの活動の質を支えるための、見えない後ろ盾でありたいと考えています。表に出るのは、議員ご自身の活動そのものです。

公開を選ばれた場合は、住民への説明責任の充実として

そして、議員ご自身が「これは住民の皆さんにも知ってほしい」と判断されたときには、要点整理会議録のホームページが、住民への説明責任を果たす場として、機能します。

公開されている公式の会議録は、もちろん住民の皆さんがいつでもご覧になれます。しかし、それは読みづらく、整理されてもいません。

整理された、テーマで検索できる、論点で整理された会議録が、住民の皆さんの目に届くこと。これは、住民への説明責任を、形式的なものから実質的なものへと変える、ひとつの道筋です。

議員の主体性のもとに

ただし、繰り返しになりますが、公開するかどうかは、議員ご自身がお決めになることです。

私たちは、議員の皆さまの活動の記録を扱う事業者として、議員の主体性を尊重します。公開するか、しないか、いつから公開するか、すべて議員ご自身のご判断に委ねます。

そのうえで、議員ご自身が「この会議録は、議員活動を支える土台として、信頼できるものだ」と感じてくださることが、私たちにとってのいちばんの目標です。

私たちは、議員の皆さまの一般質問会議録について、「読みやすく、検索しやすく、議員ご自身が信頼できる、もうひとつの会議録」をお作りします。

このご案内が、行政書士法人つなぐの「すること」と「しないこと」を、議員の皆さまにお伝えできていれば幸いです。

そのお手伝いを、ご一緒できますことを、楽しみにしております。